Jak długo należy przechowywać wydruki z kasy fiskalnej?

Każdy przedsiębiorca wie, że podczas prowadzenia działalności zbiera się mnóstwo ważnych dokumentów, których kopie lub oryginały należy przechowywać przez wiele kolejnych lat. Są one potrzebne w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub potrzeby udzielenia wyjaśnień. Prowadząc ewidencję sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej, trzeba również przechowywać z niej wydruki. Jak długo należy trzymać kopie paragonów? Odpowiadamy.

Okres przechowywania wydruków z kasy fiskalnej

Każda sprzedaż towarów lub usług powinna zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej, a sprzedawca ma obowiązek wystawienia paragonu, który stanowi potwierdzenie transakcji. Jedynie przedsiębiorcy działający w określonych branżach oraz nieprzekraczający limitu obrotu ze sprzedaży, który wynosi 20 000 zł, mogą zostać zwolnieni z obowiązku ewidencji.

Paragony fiskalne są bardzo ważnymi dokumentami, ponieważ zawierają wszelkie informacje dotyczące dokonanej sprzedaży: nazwę i NIP sprzedawcy, datę i godzinę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi, kwoty podatków i należności. Wydruki z kasy fiskalnej w postaci raportów okresowych wchodzą w skład dokumentów księgowych, więc muszą być przechowywane przez okres 5 lat, który liczony jest od końca roku, w którym upłynął termin płatności należnego podatku.

Rodzaje zapisu dokumentów fiskalnych

Posiadacze kas fiskalnych online nie muszą samodzielnie tworzyć kopii dokumentów, ponieważ wszystkie dane dotyczące transakcji przesyłane są na bieżąco do Centralnego Repozytorium Kas. W tym miejscu są one dostępne do wglądu i kontroli przeprowadzanych przez upoważnione do tego podmioty. W innym wypadku kopia dokumentów fiskalnych może być przechowywana na dwa sposoby:

  • w wersji papierowej,
  • elektronicznie.

W przypadku pierwszej wersji wydruki z kasy fiskalnej muszą być odpowiednio zabezpieczone przed uszkodzeniem lub wyblaknięciem. Choć przedsiębiorcy nie muszą trzymać papierowych wydruków, zobowiązani są do posiadania kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii wszystkich paragonów i raportów.